Privacyverklaring

• Namen van leerlingen worden op jouw eigen apparaat onleesbaar gemaakt (vervangen door codes) voordat er iets naar de AI gaat. De AI ziet dus nooit wie wie is.
• We slaan zo min mogelijk op, en het gevoeligste werk (toetsanalyses met cijfers) verlaat je apparaat niet; dat download je zelf.
• Je gegevens staan op beveiligde servers binnen de Europese Unie (Frankfurt, Duitsland).
• We verkopen je gegevens nooit en gebruiken ze niet voor advertenties.
• We nemen geen automatische beslissingen over jou of je leerlingen.
• Je kunt je gegevens altijd inzien, corrigeren of laten verwijderen.

Avinka is ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 42015989, heeft btw-nummer NL005438201B39 en is gevestigd aan Evert van 't Landstraat 24, 7334 DR Apeldoorn. Voor vragen over je privacy of dit document bereik je ons via info@avinka.nl.

Het is goed om twee rollen uit elkaar te houden:

• Voor jouw eigen accountgegevens (naam, e-mail, abonnement) zijn wij de verwerkingsverantwoordelijke.
• Voor de gegevens van je leerlingen ben jij als leerkracht (samen met je school) de verantwoordelijke, en is Avinka de verwerker: wij verwerken die alleen in jouw opdracht, om de tools te laten werken.

De afspraken hierover staan in onze voorwaarden en verwerkersafspraken, die je bij het aanmaken van een account accepteert. Heb je voor je school een aparte verwerkersovereenkomst nodig, dan stellen we die op verzoek beschikbaar.

We onderscheiden bewust drie soorten gegevens.

1. Je accountgegevens

Om je account te laten werken bewaren we je voornaam, je e-mailadres, een versleuteld wachtwoord en je voorkeuren (zoals je groep en je schrijfinstellingen). Kies je bij je profiel een school, dan bewaren we ook de naam van die school en de bijbehorende openbare onderwijscodes (BRIN en vestiging) uit het openbare register van DUO; dat helpt ons je schoolnaam eenduidig te herkennen. Nodig je een collega uit, dan hoort daar een uitnodigingscode bij. Deze gegevens gebruiken we om je te laten inloggen, je abonnement te beheren en je belangrijke berichten te sturen. Zonder deze gegevens kunnen we de dienst niet leveren.

2. Gegevens over je leerlingen

Deze gegevens vul jij zelf in; ze komen dus via jou bij ons binnen. Hier zijn we zo terughoudend mogelijk en bewaren we alleen:

• Voornamen van je klas (en eventueel of een kind een jongen of meisje is), zodat de tools je werk kunnen voorvullen en plattegronden kunnen maken.
• Concept-rapportteksten die je in Rapporten maakt, zodat je er over meerdere dagen aan kunt werken zonder iets kwijt te raken. Deze worden automatisch verwijderd na 90 dagen (zie hieronder).
• Klasplattegronden die je opslaat, met de voornamen die je daarin hebt gezet, en de voorkeuren voor de plaatsing die je erbij zet: wie beter niet naast elkaar zitten, wie graag vooraan zit, wie een rustige plek nodig heeft en welke kinderen samen een groepje vormen.
• Kinderen die nooit samen in een groepje horen, als je dat bij het maken van groepjes hebt aangegeven. We bewaren alleen wélke twee kinderen dat zijn.
• Afvinklijsten die je zelf maakt: de titel die jij eraan geeft, de opschriften boven de kolommen en welke hokjes je hebt aangevinkt.
• De overdracht voor collega's met wie je een groep deelt: één kort bericht per persoon, dat wordt vervangen zodra diegene een nieuw bericht stuurt. Er blijft dus geen geschiedenis staan, en na 30 dagen zonder wijziging verdwijnt het bericht vanzelf.

Bij die voorkeuren en groepjes gaat het altijd om vaste keuzes: een soort afspraak en de kinderen die het betreft. Er is met opzet geen veld om er een toelichting bij te schrijven. Zo blijft het een indeling van je lokaal en wordt het geen verslag over een kind.

Wat we bewust níét automatisch bewaren: toetsanalyses met cijfers en niveaus per kind. Die zijn gevoeliger, dus die blijven op je eigen apparaat: je downloadt ze zelf. En nooit bijzondere persoonsgegevens zoals diagnoses, medische informatie of dossiers. De tools sturen je er actief op aan om die er niet in te zetten.

3. Je eigen teksten en gebruiksgegevens

Teksten die niet over een specifiek kind gaan (zoals een weekbericht zonder namen of een eigen sjabloon) kun je opslaan in “Bestanden”. Daarnaast houden we wat eenvoudige gebruiksgegevens bij, zoals hoe vaak je een tool gebruikt, je activiteitenreeks (“streak”) en behaalde beloningen, om je voortgang te tonen en het platform te verbeteren.

Om het platform veilig en betaalbaar te houden, leggen we per AI-verzoek een paar technische gegevens vast: welke tool je gebruikte, welk AI-model, en hoeveel tekst er verwerkt is (in “tokens”). We bewaren daarbij nooit de inhoud van je verzoek of het antwoord, alleen deze tellingen.

Stuur je ons feedback of een idee, dan bewaren we je bericht samen met je account, zodat we je kunnen terugmailen. Laat je een review achter, dan tonen we die alleen openbaar (met je voornaam) als je daar zelf uitdrukkelijk voor kiest; je kunt dat altijd weer intrekken.

4. Meldingen, als je die aanzet

Zet je meldingen aan op je telefoon of computer, dan bewaren we per toestel het adres waar een melding heen moet (een technische code van de meldingsdienst van je telefoon of browser) en hoe lang van tevoren je een melding over een afspraak wilt. Om geen melding dubbel te sturen, onthouden we welke meldingen al verstuurd zijn.

Voor de meldingen van Avinka denkt mee zetten we de voorstellen van vandaag en de komende dagen klaar: de korte regel die je ook op Start ziet, met de link naar de tool. Staat er in een afspraak een voornaam, dan kan die in die regel staan. Ook onthouden we welke voorstellen je in Avinka al in beeld hebt gehad, zodat je daar geen melding meer over krijgt. We onthouden niet wanneer of hoe lang je iets bekeek.

5. Inspreken, als je de microfoon gebruikt

Tik je op de microfoon bij een tekstvak, dan gaat wat je zegt in korte stukjes via onze server naar een spraakdienst die er tekst van maakt. Die tekst komt in het vak en gaat daarna de gewone weg, ook langs het afschermen van namen. Het geluid bewaren wij niet, en de spraakdienst ook niet. We houden alleen bij hoeveel seconden je hebt ingesproken, voor de grens per dag. Een naam die je uitspreekt, kunnen we in het geluid zelf niet afschermen; in de tekst die daarna naar de AI gaat wel.

De privacywet (AVG) vraagt dat we per doel een grondslag hebben. Voor ons zijn dat:

• Om onze overeenkomst uit te voeren: je account, je abonnement en het laten werken van de tools.
• Vanuit een gerechtvaardigd belang: een beperkte hoeveelheid gebruiksgegevens om het platform veilig te houden, misbruik te voorkomen en het te verbeteren.
• Met jouw toestemming: alleen waar we daar uitdrukkelijk om vragen, zoals bij meldingen: die staan pas aan als jij ze aanzet en je telefoon of browser toestemming geeft. Die toestemming kun je altijd weer intrekken, net zo makkelijk als je haar gaf: in Instellingen, of in de instellingen van je telefoon.
• Om aan een wettelijke plicht te voldoen: bijvoorbeeld onze belastingadministratie.

Dit is het hart van Avinka. Voordat er ook maar iets naar de AI wordt gestuurd om een tekst te schrijven, vervangt de tool de leerlingnamen automatisch door codes (LL-01, LL-02 …). Dat gebeurt lokaal, op jouw apparaat. De AI ziet dus alleen codes en getallen, nooit echte namen. Pas in jóuw eigen document worden de namen weer teruggezet.

De voornamen die je in je klas hebt gezet, worden bovendien in alle gevallen gemaskeerd, in welke tool en waar je ze ook invult, en ook als je ze per ongeluk met een kleine letter typt.

Daarnaast geldt: de code rekent, de AI schrijft. Alle scores, niveaus en percentages worden door de tool zelf berekend. De AI verzint nooit cijfers; die schrijft alleen de begeleidende tekst bij de getallen die de tool aanlevert.

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om je gegevens te beschermen: verbindingen verlopen versleuteld (https), wachtwoorden bewaren we alleen versleuteld, de toegang tot gegevens is beperkt tot wat nodig is, en alles staat op beveiligde servers binnen de EU.

Mocht er ondanks alles toch een datalek met risico voor jou of je leerlingen plaatsvinden, dan informeren we je zo snel mogelijk en melden we het waar nodig bij de Autoriteit Persoonsgegevens, zodat ook jij je eigen meldplicht kunt nakomen.

We verkopen je gegevens nooit. We schakelen wel een beperkt aantal betrouwbare partijen in die nodig zijn om Avinka te laten draaien (“verwerkers”). Met elk van hen zijn verwerkersafspraken gemaakt:

• Hosting en database (Supabase): voor het opslaan van je account en gegevens, binnen de EU (Frankfurt, Duitsland).
• De webserver (Vercel): waarop de website en het dashboard draaien, binnen de EU (Frankfurt, Duitsland). Vercel is een Amerikaans bedrijf; daarvoor gelden standaardcontractbepalingen.
• De AI-leverancier (Anthropic): voor het schrijven van de teksten. Deze ontvangt alleen de gemaskeerde gegevens (codes in plaats van namen) en mag jouw invoer contractueel niet gebruiken om modellen te trainen of te verbeteren. We werken bewust met de zakelijke variant waarin die afspraak vastligt, niet met een gewone consumentenversie.
• De AI-dienst van Amazon (Amazon Web Services, Bedrock): hierover loopt hetzelfde taalmodel van Anthropic zodra we overstappen. Ook deze ontvangt alleen gemaskeerde gegevens, bewaart je invoer niet en gebruikt hem niet voor training.
• De betaaldienst (Mollie): voor het afhandelen van je abonnement. Deze ontvangt alleen wat nodig is voor de betaling, nooit leerlinggegevens.
• De spraakdienst (Mistral AI, Frankrijk): alleen als je inspreekt. Die maakt binnen de EU tekst van je geluid en bewaart het geluid en de tekst niet.
• De e-maildienst (Resend, Ierland): voor systeemberichten zoals een inlogcode, een uitnodiging of een bericht over je abonnement.
• Onze mailbox (Google Workspace): voor wat je ons zelf mailt op info@avinka.nl.

Zet je meldingen aan, dan bezorgt de meldingsdienst van je telefoon of browser ze (Google, Apple of Mozilla, afhankelijk van je toestel). De inhoud van een melding is onderweg versleuteld; die dienst kan hem niet lezen. Wel ziet die dienst dat er op een bepaald moment een melding naar jouw toestel gaat.

Log je in met je Microsoft- of Google-account, dan ontvangen wij daarvan alleen je naam en e-mailadres. Wij sturen die partij niets.

Een actueel overzicht van de partijen die wij inschakelen, kun je bij ons opvragen.

Je account en je opgeslagen gegevens blijven binnen de Europese Unie (Duitsland).

Er zijn twee uitzonderingen. De eerste: de AI-leverancier verwerkt de gemaskeerde gegevens (codes, nooit namen) mede buiten de EU, in de Verenigde Staten. Daarvoor gelden door de Europese Commissie goedgekeurde standaardcontractbepalingen (SCC's) als wettelijke waarborg. Omdat het alleen om codes gaat, zijn die gegevens daar niet tot een kind te herleiden.

De tweede: zet je meldingen aan, dan kan de meldingsdienst van je telefoon of browser (Google, Apple of Mozilla) buiten de EU draaien, ook in de Verenigde Staten. Die dienst krijgt de inhoud van een melding alleen versleuteld en kan hem niet lezen; hij ziet alleen dat er een melding naar je toestel gaat. Zet je geen meldingen aan, dan gaat er via deze weg niets naar buiten de EU.

• Concept-rapportteksten: maximaal 90 dagen na de laatste bewerking, daarna worden ze automatisch verwijderd. Geen permanent archief van leerlinggegevens.
• De overdracht: maximaal 30 dagen na het laatste bericht, en eerder als diezelfde persoon een nieuw bericht stuurt (dat vervangt het oude).
• Gegevens over je leerlingen (je klassenlijst, plattegronden en de voorkeuren daarbij, je afvinklijsten, agenda-afspraken en taken): zolang je abonnement loopt, en daarna nog 90 dagen. Daarna verwijderen we ze automatisch, ook als je je account houdt. We laten je dat ruim van tevoren per e-mail weten, zodat je ze eerst kunt downloaden.
• Je eigen werk en je account (lesontwerpen, werkbladen, draaiboeken, je weekrooster en je voorkeuren): zolang je een account hebt. Daar staan geen leerlinggegevens in, dus die bewaren we gewoon voor je. Verwijder je je account, dan verwijderen we alles. Eén ding houden we bij: dat dit e-mailadres al eens een gratis proefperiode heeft gehad. Anders zou een nieuw account steeds een nieuwe gratis week geven.
• Meldingen: het adres van je toestel zolang je meldingen daar aan hebt staan. Zet je ze uit, haal je Avinka van je toestel of verwijder je je account, dan verdwijnt het. Welke meldingen verstuurd zijn en welke voorstellen je al in beeld had: een week. De klaargezette voorstellen van Avinka denkt mee: tot de dag waarvoor ze bedoeld waren voorbij is.
• Inspreken: het geluid wordt niet bewaard, bij ons niet en bij de spraakdienst niet. Het aantal ingesproken seconden valt onder de technische logs hieronder.
• Technische gebruiks- en AI-logs (tellingen, geen inhoud): maximaal 24 maanden, voor beveiliging, foutopsporing en facturatie.
• Feedback die je ons stuurt: zolang die nuttig is om het platform te verbeteren, en niet langer dan nodig.
• Betaal- en factuurgegevens: zolang de belastingwet ons verplicht ze te bewaren (7 jaar).

Op grond van de privacywet (AVG) heb je het recht om:

• je gegevens in te zien;
• onjuiste gegevens te laten corrigeren;
• je gegevens te laten verwijderen;
• de verwerking te laten beperken;
• je gegevens mee te nemen (overdraagbaarheid);
• bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen;
• een gegeven toestemming weer in te trekken.

Veel kun je zelf direct in het platform doen. Op Wat we van jou bewaren (avinka.nl/mijn-gegevens) zie je in een leesbaar overzicht precies wat er onder je account staat, en kun je per onderdeel downloaden wat je wilt meenemen: je rapportteksten als Word-bestand, je klassenlijst en taken als Excel, je agenda als agendabestand, of alles in één keer (inzage en overdraagbaarheid). Inloggen is daarvoor genoeg; een abonnement heb je niet nodig. Je hele account, met alle bijbehorende gegevens, laat je definitief verwijderen bij Instellingen; je klas, je opgeslagen teksten en je plattegronden verwijder je daar los van ook op elk moment zelf. Kom je ergens niet uit, of wil je iets anders regelen, mail dan info@avinka.nl; we handelen zo'n verzoek uiterlijk binnen 30 dagen af. Ben je het ergens niet mee eens, dan kun je ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).

Avinka neemt geen geautomatiseerde besluiten met rechtsgevolgen of vergelijkbare gevolgen over jou of je leerlingen. De AI schrijft tekst als hulpmiddel; beslissingen blijven altijd bij jou.

Avinka gebruikt alleen functionele cookies die nodig zijn om je ingelogd te houden. We gebruiken geen advertentie- of trackingcookies en volgen je niet over andere websites.

Zet je meldingen aan of installeer je Avinka als app, dan bewaart je browser op je toestel een klein achtergrondscript dat de meldingen toont, en je aanmelding voor die meldingen. Ook onthoudt je browser of je de strook “Avinka als app” hebt weggeklikt. Dat is alleen nodig voor wat je zelf aanzet; er zit niets in dat je volgt.

We kunnen deze verklaring soms aanpassen, bijvoorbeeld als we een nieuwe tool toevoegen. De datum bovenaan laat zien wanneer we voor het laatst iets hebben gewijzigd. Bij belangrijke wijzigingen laten we het je weten.

Geen enkele digitale tool kan 100% garanderen. Wij nemen passende maatregelen om de risico's zo klein mogelijk te maken, precies zoals de AVG vraagt. Zo houden we het samen veilig.